Quale amministratore ha avuto la fortuna di gestire un passaggio di consegne ordinato da parte di un amministratore preciso? A me non è mai successo, anzi, a dire il vero, le mie esperienze sono sempre state molto faticose.
E’ per questo che ho pensato di scrivere un’ultile guida per gli altri amministratori che si trovano ad affrontare, magari per la prima volta, questa situazione.
Che cosa deve consegnare il precedente amministratore? La risposta è semplice. Tutto! Ogni documento inerente il condominio in suo possesso. La consegna della documentazione si configura come un obbligo previsto dalla legge e quindi si tratta di una obbligazione di fare coercibile, suscettibile di essere messa in esecuzione con un azione cautelare dinanzi al giudice competente.
E’ meglio gestire il passaggio delle consegne, documentandolo con un verbale, in cui viene dato preciso atto del materiale scambiato. Questo implica immediatamente per il nuovo amministratore di porre l’attenzione su determinati adempimenti ai quali deve sottostare. Come prima cosa, è bene soffermarsi subito sul periodo in cui avviene il passaggio di consegne. Potrebbe accadere di trovarsi a cavallo delle scadenze fiscali del condominio. Quindi sarà necessario chiarire quali sono gli adempimenti fiscali da soddisfare e chi deve effettuarli prima di variare il nominativo del legale rappresentante del condominio presso l’Agenzia delle Entrate che costituisce anch’esso un adempimento a cui far fronte, quasi immediatamente, dopo essere stati nominati amministratori.
E’ buona norma recarsi subito anche presso l’Istituto di credito dove è stato aperto il conto corrente condominiale con il verbale di nomina, in modo da prendere possesso della cassa del condominio.
Inoltre l’amministratore uscente deve elencare precisamente i fornitori che devono ancora essere soddisfatti, consegnare i contratti stipulati, le certificazioni degli impianti del condominio, le tabelle millesimali, il registro di anagrafica condominiale, bilanci, verbale delle riuioni ecc ecc.
Contabilmente sarebbe importante, che l’amministratore uscente consegnasse i saldi di ciascun condomino alla data dell’ultimo bilancio approvato, cioè gli importi che i condòmini devono dare o ricevere dal condominio alla chiusura dell’esercizio finanziario di riferimento.
L’ideale passaggio di consegne dovrebbe avvenire in questo modo! In realtà, non è mai così, a causa anche di metodi differenti di contabilizzazione utilizzati, e, a volte, di poca professionalità nel fare questo lavoro.
Viste le mie esperienze, ho preso mio malgrado l’abitudine ad inserire nei miei preventivi un compenso extra oltre quello ordinario, per gestire detto passaggio che comporta molto lavoro.
Di solito dopo il passaggio delle consegne, una volta ordinata la documentazione e ordinata la contabilità, il tutto rendicontato in una dettagliata nota integrativa nei casi più ingarbugliati, convoco una prima riunione dei condomini per presentarmi, illustrare l’avvenuto passaggio della documentazione e la situazione patrimoniale e di cassa del condominio. Chiedo, infine, un aggiornamento o una compilazione ex novo del registro di anagrafe condominiale nel caso non ci sia, in modo tale da adempiere subito ad uno dei nuovi obblighi imposti dal legislatore.
Amministratrice CondoCasa Avv. Giannini