CondoFormazione #4: Caricare e ordinare le unità correttamente | Bagno di Romagna

Gestire le unità immobiliari in un gestionale condominiale può sembrare banale, ma un piccolo errore nei nomi genera confusione visiva e rende difficile consultare elenchi, estrarre report o comunicare correttamente con i condomini. Qui trovi un metodo pratico e testato per organizzare i gruppi (scale, edifici, garage) e le singole unità in modo stabile e intuitivo.

📚 Come funziona l’ordinamento (la regola base)

Il sistema ordina le unità seguendo due livelli:

• Primo criterio: ordine alfabetico dei gruppi (es. “Garage”, “Scala A”, “Scala B”).
• Secondo criterio: ordine alfabetico del nome dell’unità all’interno di ogni gruppo (es. “Appartamento 01”, “Appartamento 02”).

Questa regola significa che, se i nomi non sono pensati per l’ordinamento, l’elenco apparirà “sparso” e poco logico. Per ottenere un ordine prevedibile, bisogna controllare i nomi dei gruppi e delle unità.

🔢 Il trucco semplice: anteporre numeri ai gruppi

Per forzare l’ordine desiderato la soluzione più pratica è anteporre numeri ai nomi dei gruppi. Esempi efficaci:

• 01 Scala A
• 02 Scala B
• 03 Garage

Con questo schema il sistema continuerà a usare l’ordine alfabetico, ma i numeri guideranno la posizione. Funziona bene anche quando i gruppi non sono simmetrici o cambiano nel tempo.

0️⃣ Perché usare lo zero iniziale

Usare lo zero davanti ai numeri (01, 02, 03 …) evita ordini indesiderati quando si supera la cifra 9. Senza lo zero, l’ordinamento alfabetico mette “1”, “10”, “11” prima di “2”. Con 01, 02, 10 invece l’ordine rimane coerente.

Regole pratiche:

• Per decine: 01, 02 … 09, 10, 11
• Per centinaia usare tre cifre: 001, 002, 100

🏷️ Come chiamare le unità: niente nomi di persone

Errore comune e da evitare: chiamare l’unità col nome del proprietario (es. “Ciccio Bruno”). Questo crea ambiguità e problemi nel tempo perché il proprietario può cambiare, mentre l’unità è un elemento stabile (sub catastale o numero di appartamento).

Consigli di nomenclatura delle unità:

• Usa identificatori neutri: Appartamento 01, Magazzino 02, Sub 03.
• Se vuoi il riferimento catastale: inserisci il sub catastale o il nome catastale, non il cognome del proprietario.
• Proprietario come anagrafica: registra il proprietario separatamente nell’anagrafica persone. L’unità rimane sempre la stessa entità.

🛠️ Caso pratico: modificare un gruppo e vedere il risultato

Se rinomini “Semiinterrato” in “Garage”, l’ordine cambia automaticamente: il sistema posiziona “Garage” nella posizione alfabetica corrispondente. Per avere il controllo completo, usa i numeri davanti al nome. Se vuoi che un gruppo resti in fondo, assegnagli un numero più alto (es. 99 Garage).

📋 Checklist rapida per ordinare le unità

1. Creare i gruppi (scale, edifici, garage) sotto la sezione Condominio → Gruppi.
2. Anteporre numeri ai gruppi per fissare l’ordine (usarе 01, 02, …).
3. Chiamare le unità con identificatori neutrali (Appartamento 01, Sub 02).
4. Usare zeri iniziali per mantenere l’ordine numerico corretto (01, 001 se necessario).
5. Inserire il proprietario come anagrafica separata, non nel nome dell’unità.

🔍 Note su casi più complessi

Esistono situazioni particolari non trattate qui in dettaglio:

• Divisione di un’unità in due parti (frazionamento).
• Accorpamento di due unità in una sola.
• Modifiche catastali che cambiano i riferimenti ufficiali.

Questi scenari richiedono operazioni specifiche sul gestionale e saranno affrontati in altre guide dedicate.

🔗 Prova pratica

Per testare le impostazioni e sperimentare l’ordinamento delle unità, visita www.condomani.it. Condomani è il Social Network per la Gestione Trasparente della Contabilità Condominiale e permette di applicare subito questi accorgimenti sul tuo condominio.

❓ FAQ

Come vengono ordinate le unità nel sistema?

Prima per gruppo in ordine alfabetico, poi per nome dell’unità all’interno del gruppo. Per controllare l’ordine usa numeri davanti ai nomi dei gruppi e zeri iniziali per le unità.

Perché devo mettere lo zero davanti a 1, 2, 3?

Per evitare che l’ordine alfabetico posizioni “10” o “100” prima di “2”. Lo zero mantiene la corretta sequenza numerica quando il sistema ordina alfabeticamente.

Posso mettere il nome del proprietario come nome dell’unità?

No. Il proprietario è un’anagrafica che può cambiare. L’unità dovrebbe avere un nome neutro o il riferimento catastale (es. Appartamento 01, Sub 01).

Cosa succede se cambio il nome di un gruppo?

Il posizionamento nell’elenco cambierà secondo il nuovo ordine alfabetico. Per mantenere stabilità, è meglio usare numeri prefissati al nome del gruppo.

Cosa fare per gestire centinaia di unità?

Usa tre cifre per i numeri (001, 002, 003) sia per i gruppi sia per le unità. Questo preserva l’ordine anche su scala ampia.

✔️ Conclusione

Un piccolo schema di nomenclatura risolve la maggior parte dei problemi di ordine e leggibilità. Numeri davanti ai gruppi, zeri iniziali per le unità e la separazione tra unità e proprietario rendono il registro chiaro, stabile e pronto per export e comunicazioni ufficiali.

Applicando queste regole troverai gli elenchi coerenti, ridurrai gli errori e faciliterai la gestione quotidiana del condominio.