Fra i principali compiti dell’amministratore di condominio, vi è l’obbligo di conservazione di tutti i documenti che servono a verificare il rendiconto finale.
La documentazione condominiale può essere visionata dai singoli condòmini a fronte di richiesta. L’amministratore di condominio non può rifiutarsi, nemmeno se la richiesta avviene in tempo di Covid.
Infatti l’articolo 1130-bis del Codice Civile stabilisce al primo comma che i condòmini possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in qualsiasi momento e ottenerne una copia a proprie spese.
Ogni condòmino deve essere in grado infatti di controllare tali documenti prima dell’approvazione dell’assemblea. La verifica può essere fatta presso lo studio dell’amministratore (magari in una stanzetta ad hoc se si ha paura del contagio) o, se si è in possesso di www.condomani.it, nell’apposita sezione concernente la documentazione condominiale.
La completa trasparenza gestionale significa garantire che il servizio reso possa essere valutato e analizzato in tutte le sue componenti (costi, efficacia, tempestività). Con Condomani questo può essere fatto quotidianamente, comodamente seduti sul proprio divano.
Tra i documenti che dovrebbero essere disponibili e accessibili sempre a tutti i condòmini ricordiamo:
- elenco aggiornato dei condòmini
- regolamento condominiale (tra cui il contratto di assunzione del portiere, i contratti di fornitura dell’energia e dell’acqua, i contratti di somministrazione del combustibile per il riscaldamento, i contratti di manutenzione dell’ascensore, i contratti di assicurazione dello stabile, i libretti della centrale termica o dell’ascensore, ect.).
- tabelle millesimali (tra cui anche il libro delle entrate e delle uscite, gli estratti conto bancari, le ricevute di pagamento, etc).
- registro dei verbali assembleari
- ricevute degli avvisi di convocazione
- documentazione relativa alla costruzione dell’edificio
- progetti relativi ad interventi edilizi e conseguenti provvedimenti comunali autorizzativi
- documentazione relativa agli impianti
- inventario dei beni di proprietà comune
E’ opportuno conservare questi documenti per un decennio, secondo quanto previsto dall’articolo 2946 del Codice Civile. Invece, per almeno cinque anni dopo la cessazione del rapporto lavorativo devono essere conservati tutti i documenti che riguardano un lavoratore dipendente dello stabile.