Guida eroicomica alla fatturazione elettronica in condominio

Martedì primo gennaio 2019 a mezzanotte e qualche secondo cosa stavi facendo? Stavi brindando al nuovo anno?
Non so tu, ma noi di Condomani stavamo emettendo/ricevendo le prime fatture per testare la Fatturazione Elettronica.

Ebbene sì, è entrata in vigore la tanto attesa (e temuta!) fatturazione elettronica, secondo le direttive imposte dal provvedimento n. 89757/2018 e dalla circolare n. 8/E dell’Agenzia delle Entrate.

<<Niente paura, ci pensa la vita, mi han detto così!>> diceva Ligabue. Noi potremmo tradurlo in “Niente paura, ci pensa Condomani, mi han detto così” (sempre se il buon Liga non si offende!).

Torniamo seri, l’amministratore di condominio e il condominio sono coinvolti a vario titolo in questa nuova normativa. Vediamo perché analizzando i vari punti.

Come si struttura il ciclo di fatturazione?

Se fino al 31.12.2018 le fatture tra privati, ovvero fatture non emesse nei confronti dell’amministrazione pubblica, potevano essere inviate dal fornitore al cliente per mezzo mail, pec, carta, adesso, con la fatturazione elettronica, non è più così.

Le fatture vengono emesse dal fornitore, arrivano ad un centro di elaborazione realizzato ad hoc dall’Agenzia delle Entrate (AdE) e vengono poi smistate al cliente finale. Ciò significa che non è più il fornitore che invia direttamente la fattura al cliente, ma, questi, si avvale del cosiddetto Sistema di Intersambio, detto SdI.

E fino a qui abbiamo due nuove parole da imparare nel nostro vocabolario: fatturazione elettronica e Sdi.

E quindi, la fattura che arriva al cliente finale è una fattura che effettivamente è stata “dichiarata” dal fornitore. Non esistono più fatture emesse dal fornitore, inviate al cliente, e poi “cestinate” furbescamente dal fornitore stesso. Oppure fatture di 10.000€ inviate al cliente, scaricate per 10.000€ e poi dichiarate dal fornitore per 1.000€.

Questa è una garanzia di trasparenza molto importante, soprattutto in caso di lavori di ristrutturazione condominiale.

Allo stesso tempo, l’AdE conosce sin da subito gli importi Iva delle fatture e può sapere quanto il fornitore deve versare all’erario ancor prima delle dichiarazioni trimestrali o mensili. L’Ade diventa una sorta di grande fratello centralizzato. E’ dovuto persino intervenire il Garante della Privacy per dire qualcosa del tipo “Hey, non fate brutti scherzi con questi dati, usateli solo per il necessario e non per elaborazioni strane!”.

D’altronde le statiche indicano che la maggiore evasione fiscale dipende dall’Iva non versata e non dall’Irpef (tasse sul reddito) evasa.

Chi è coinvolto nella fatturazione elettronica?

Il sistema della fatturazione elettronica è sperimentale, ma obbligatorio, nel senso che l’Italia è la prima nazione (o tra le prime) a sperimentare un nuovo modo di fatturare. Ci fanno compagnia in questo nuovo viaggio alcune nazioni del Sud America, del Portogallo e poche altre.

Dato che applichiamo il tutto in modo sperimentale per l’anno 2019 il legislatore ha pensato di non coinvolgere tutti i professionisti del settore. Quindi chi è coinvolto?
Ecco, quelli che in teoria possono evadere l’iva, quindi tutti coloro che emettendo una fattura “inseriscono l’iva”. Va da se che i professionisti che sono in “regime dei minimi” o “regime forfettario” non sono coinvolti: le loro fatture sono senza iva, non sono obbligati a sperimentare il servizio e, quindi, ad emettere fatture elettroniche.

Chi può ricevere le fatture elettroniche?

Come abbiamo già detto non tutti coloro che emettono fattura (ciclo attivo) emettono una fattura elettronica. Allo stesso tempo, chi riceve fattura (ciclo passivo) riceverà fatture sia di tipo elettronico sia di tipo non elettronico. Quindi, chi riceve fatture riceverà comunque alcune fatture elettroniche.

E il condominio? Il condominio è un soggetto giuridico che non ha partita iva, ma che è dotato di Codice Fiscale. Quindi non può emettere fattura perchè è considerato come un consumatore finale, ma può riceve fatture, sia da fornitori che emetteranno fatture semplici, sia da fornitori che emetteranno fatture elettroniche.

E l’amministratore di condominio che fatture emetterà nei confronti del condominio? Semplificando possiamo dire che: se la fattura è “con iva” (quindi se l’amministratore ha un regime classico o rappresenta una Srl) allora la fattura sarà di tipo elettronico; se la fattura è senza iva (quindi l’amministratore è nel regime dei minimi o forfettario o ad amministratore è una associazione) le fatture non devono essere per forza elettroniche.

Come il condominio riceve le fatture elettroniche?

Cerchiamo di capire ora come ricevere le fatture da fornitori che emettono fattura elettronica ed inviano una fattura ad un condominio. Naturalmente, essendo una fattura elettronica ragioniamo su una fattura con iva inviata ad un condominio.

Fino allo scorso anno il fornitore inviava un PDF (o una stampa) che aveva valenza fiscale. Adesso quel pdf non ha più la stessa valenza. È da considerarsi una mera copia della fattura originale. L’unico originale è quello che invia il fornitore allo SDI e poi lo SDI al condominio. Essendo considerato un consumatore finale il condominio non è tenuto a conservare le fatture elettroniche ricevute (DM 17/06/2014).

Qualora non si disponesse di una PEC o di un provider accreditato per ricevere le fatture elettroniche il fornitore è tenuto a comunicare allo stabile che è stato emesso un documento a suo favore. In tal caso, il fornitore che deve compilare una fattura elettronica per uno stabile che non ha né indirizzo PEC né codice intermediario dovrà indicare nel codice destinatario 0000000 (7 zero) e lasciare vuota la casella indicante la PEC del destinatario. Il fornitore, in ogni caso, è obbligato ad inviare al condominio anche copia PDF, ad esempio via mail.

Ma attenzione! Ribadiamo: quel PDF non è più l’originale. Quel pdf non garantisce che la stessa fattura sia stata effettivamente inviata dal fornitore allo SDI. È questo è il problema.

Ora riflettiamo. Cosa succede se l’amministratore di condominio non ha alcuna intenzione di scaricare la fattura elettronica?

Visto che lui è tradizionalista e legato al suo metodo di lavoro (e facciamo il caso che sia anche sfortunato!) riceve un PDF che poi si dimostra falso.

E a questo punto, di chi è la colpa? Direte voi: sicuramente del fornitore. Questo fino al 2019, fino a quando l’amministratore non aveva (semplici) strumenti per verificare se la fattura era reale. Ahi ahi ahi! Sarà ritenuto in parte responsabile dalla legge italiana? Si ritiene di no dato che non è obbligato a ricevere fatture elettroniche. Sarà però ritenuto sprovveduto dai condòmini? Vedremo. Se sei un amministratore mettiti dalla parte dei condòmini, cosa penseresti? E se sei un condòmino, cosa faresti? Ancora è presto per capire cosa succederà, ma io un’opinione ce l’ho: chiederei sempre all’amministratore di verificare la veridicità della fattura. E’ facile, siamo nel 2019, mica nel 2018!

Come si fa a verificare se la fattura emessa è originale?

Ci sono tre possibilità:

1. Cassetto fiscale. La fattura del fornitore arriva nel cassetto fiscale del condominio. Se l’amministratore ha le credenziali può scaricarla da lì, può cercare di leggerla (è un po’ complicato) e può poi caricarla in contabilità. Per accedere al cassetto fiscale, però, bisogna andare fisicamente (tranne in alcuni casi) all’Agenzia delle Entrate per farsi abilitare. Il condominio (quindi l’amministratore abilitato) può visualizzare in ogni momento la fattura elettronica nella sua area personale del sito dell’Agenzia delle Entrate nel SDI (Sistema di Interscambio). Questo sito permette di ricevere le fatture elettroniche, in formato XML, di effettuare controlli sui file ricevuti, e di inoltrare le fatture. Ti consigliamo in ogni caso di farlo. Scaricare le fatture, però, come puoi immaginare, diventa un lavoro lungo. Più edifici hai e più ti passerà la voglia di fare l’amministratore di condominio perchè i passaggi non finiscono qui: le fatture dovranno anche essere caricate nel proprio gestionale!
2. Pec. La fattura arriva ad una pec, in tal caso la pec del condominio. Quindi il condominio spende qualche decina di euro per acquisire la sua pec. È necessaria, naturalmente, una pec per ogni condominio. L’amministratore scarica la fattura dalla pec e poi la carica in contabilità. L’amministratore ogni giorno controllerà tante pec quanti edifici gestisce. L’amministratore, forse, perderà un po’ di tempo la mattina? Oppure forse non un po’, ma un bel po’. Diciamo che l’amministratore in veste cassetto fiscale se la compete con quello con la pec. Tra i due chi sarà più lento? Pareggio!
3. Condomani. “E poi arriva Alfred!”. Ah no, quello era un cartone animato! Quindi chi arriva? Mi correggo: “E poi arriva CondoMan”, così come altri software, che hanno realizzato un sistema tale per cui le fatture arrivano direttamente nel gestionale dell’amministratore, facile, veloce, sicuro, dirompente. Direttamente nel condominio oggetto della fattura. Direttamente contabilizzato.

Del punto 3 te ne parlerò in dettaglio prossimamente. CondoMan sta lavorando per me: arrivano fatture, CondoMan crea fornitori e queste vengono pre caricate. Ora stacco. Vado a prendere un po’ in giro i benzinai che in questi giorni stanno impazzendo.

Ma prima di andare riassumiamo:

Da martedì 1 gennaio 2019 un fornitore che emette fatture con iva dovrà emetterle in modo elettronico e inviarle allo SDI.
Il condominio le potrà ricevere tramite cassetto fiscale, pec, o pdf non certificato. Dovrà caricarle poi sul proprio gestionale e…

Ehm no! Spetta, spetta, che riscrivo meglio…

da martedì 1 gennaio 2019,  un fornitore che emette fatture con iva dovrà emetterle in modo elettronico, inviarle allo SDI.
Il condominio le potrà ricevere in automatico su Condomani e queste saranno precaricate in contabilità. In modo sicuro.

Ing. Antonio Bevacqua, PhD

Ceo di Condomani Srl